Onko Popsin tapahtumakalenterissa vielä yksien bileiden mentävä aukko? Haluaisitko kenties järjestää popsilaisille ekskursion Heurekaan tai laavuretken Liperin perukoille? Haaveiletko reinosählyturnauksesta Educan pihalla tai kaipaatko vertaistukea merkkien ompeluun?

Tapahtuman järjestäminen hyvällä porukalla on mitä hauskinta puuhaa. Popsi kannustaakin jäsenistöään tarttumaan rohkeasti haasteeseen ja organisoimaan kanssaopiskelijoille ja kanssaopiskelijoiden kanssa sellaisiakin aktiviteetteja, joihin hallituksen tapahtumatiimin aika ja mielikuvitus eivät riitä! Popsilta saa sekä rahallista avustusta että henkistä tukea tapahtuman järjestämiseen.

Tapahtuman ei tarvitse olla megalomaaninen, vuosikurssirajat ylittävä pläjäys, tai sitten se voi olla juuri sellainen. Vain mielikuvitus on rajana! Oivia esimerkkejä jäsenistön järjestämistä tapahtumista ovat pikkujoulut, kevätjuhla/Bash-bileet, Popsin miesten ilta, vuosikurssien omat tapahtumat, läksärit vaihtoon lähteville sekä joulukorttipaja, jonka tuotokset lähetettiin yksinäisille vanhuksille. Tapahtuman voi suunnata yhdelle tai useammalle vuosikurssille.

Tapahtumanjärjestäjän muistilista

1. Ideointi
Saa huikee idis, kasaa tarvittaessa hyvä tiimi itsellesi ja jatka ideointia. Vaikka tapahtumasi olisi vasta ajatuksen asteella, kannattaa ottaa yhteyttä Popsin hallitukseen ja esitellä ideasi. Voit saada etenemisohjeita ja apua suunnitteluun.

2. Suunnittelu
Tapahtumaa suunnitellessasi mieti tarkasti
– kenelle tapahtuma on suunnattu (kaikille popsilaisille, tietyille vuosikursseille, vain naisille?)
– milloin tapahtuma järjestetään (esim. bileitä ei välttämättä kannata pitää samalla viikolla sitsien kanssa, eikä väkeä ehkä riitä hyväntekeväisyystempaukseen enää toukokuun lopussa)
– missä tapahtuma järjestetään ja miten tilat varataan (E200, Ilona, urheilukenttä, leirikeskus, Suvantosilta?)
– mikä on tapahtuman budjetti, mistä raha tulee ja mihin se menee (osallistumismaksut, avustukset, oma tasku -> tilavuokra, tarjoilut, siivoustarvikkeet, matkakulut, koristelu, haalarimerkit…)
– miten tapahtumasta tiedotetaan

3. Avustuksen hakeminen
Saadaksesi rahallista avustusta tapahtuman järjestämiseen sinun tulee täyttää avustuslomake ja palauttaa se jollekulle hallituslaiselle. Avustuksen saaminen edellyttää huolella täytettyä hakemusta – siihen kannattaa siis panostaa. Hallitus käsittelee hakemuksen seuraavassa kokouksessa ja päättää, kuinka paljon avustusta myönnetään. Puutteellinen hakemus hylätään ja saat sen perusteluiden kera takaisin korjattavaksi. Korjaukset tehtyäsi voit hakea uudelleen. Hylkäämisen syitä voivat olla esim. puutteellinen selvitys projektin budjetista tai sen tiedotuksesta. Avustusta myönnetään suhteessa osallistujamäärään ja tapahtuman luonne huomioon ottaen.

4. Tilojen varaaminen – kannattaa olla ajoissa liikkeellä!

5. Tiedottaminen
Tiedottamiseen on useita eri väyliä riippuen tapahtuman yleistöstä ja luonteesta. Virallisia tiedostukanavia ovat Popsin sähköpostilista, fb-sivu sekä nettisivut, joista vastaa hallituksen tiedotustiimi. Popsin fb-ryhmä on myös hyvä väylä jäsenten itsensä tiedottaa tapahtumista. Erityisesti tietyille vuosikursseille suunnattuja tapahtumia on hyvä markkinoida myös vuosikurssien omissa ryhmissä. Suuremmista, kaikille avoimista tapahtumista kuten Ilona-bileistä kannattaa lähettää ilmoitus Wiikko-Ärsykkeeseen ja vaihtareiden vastaavaan julkaisuun Weekly Feediin (vapaa-aika(at)isyy.fi), ja niitä voi promota myös esim. Itä-Suomen yliopiston fb-ryhmässä. Tiedotustiimi auttaa mielellään tapahtuman markkinoinnissa.

6. Hoida homma Hoo!
Järjestelyt kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kaikkeen ei voi varautua, mutta hyvin suunniteltu on joidenkin lähteiden mukaan puoliksi tehty. Unohda kuitenkin turha stressi ja muista nauttia työsi hedelmistä! Popsi ja varmasti moni muukin arvostaa vaivannäköäsi.