Onko Popsin tapahtumakalenterissa vielä yksien bileiden tai kenties sitsien mentävä aukko? Haluaisitko kenties järjestää Popsilaisille ekskursion Heurekaan tai laavuretken Liperin perukoille? Haaveiletko reinosählyturnauksesta Educan pihalla tai kaipaatko vertaistukea merkkien ompeluun?
Tapahtuman järjestäminen hyvällä porukalla on mitä hauskinta puuhaa. Popsi kannustaakin jäsenistöään tarttumaan rohkeasti haasteeseen ja organisoimaan kanssaopiskelijoille ja kanssaopiskelijoiden kanssa sellaisiakin aktiviteetteja! Popsilta saa sekä rahallista avustusta että henkistä tukea tapahtuman järjestämiseen.
Tapahtuman ei tarvitse olla megalomaaninen, vuosikurssirajat ylittävä pläjäys, tai sitten se voi olla juuri sellainen. Vain mielikuvitus on rajana! Suosittuna jäsenistön järjestämänä tapahtumana on vuosikurssi sitsit! Muita esimerkkejä jäsenistön järjestämistä tapahtumista ovat paint and wine-tapahtuma, kevätjuhla, Fifa-turnaus, läksärit vaihtoon lähteville sekä joulukorttipaja, jonka tuotokset lähetettiin yksinäisille vanhuksille. Tapahtuman voi suunnata yhdelle tai useammalle vuosikurssille tai olla täysin poikkitieteellinen.
Tapahtumanjärjestäjän muistilista
Ideointi
Saa idea ja into järjestää tapahtuma, kasaa tarvittaessa hyvä tiimi itsellesi ja jatka ideointia. Vaikka tapahtumasi olisi vasta ajatuksen asteella, kannattaa ottaa yhteyttä Popsin hallitukseen ja esitellä ideasi hallituksen kokouksessa. Tapahtuma idean voit tulla itse kertomaan hallituksen kokoukseen paikan päälle tai ottaa hallitukseen yhteyttä esimerkiksi sähköpostilla. Hallitukselta voit saada halutessasi etenemisohjeita ja apua suunnitteluun.
Suunnittelu
Tapahtumaa suunnitellessasi mieti tarkasti
– Kenelle tapahtuma on suunnattu (poikkitieteellinen, kaikille popsilaisille vai tietyille vuosikursseille)
– Milloin tapahtuma järjestetään (esim. bileitä ei välttämättä kannata pitää samalla viikolla sitsien kanssa, joten kannattaa kysellä hallitukselta apua päivän valitsemiseen)
– Missä tapahtuma järjestetään ja miten tilat varataan (esim. E200, BePop, urheilukenttä, leirikeskus, Suvantosilta)
–Mitä tapahtumassa tapahtuu (esim. ohjelma)
– Mikä on tapahtuman budjetti, mistä raha tulee ja mihin se menee (osallistumismaksut, Popsin tilavuokra, tarjoilut, siivoustarvikkeet, matkakulut, koristelu, Kide.app, haalarimerkit…)
– Miten tapahtumasta tiedotetaan.
Tukeminen tapahtumissa
Popsi ry tukee tapahtumia tilavuokran maksamisella yliopiston tiloissa. Hallitukselta pitää pyytää lupa varata kyseinen tila ennen varausta. Kun hallitus on hyväksynyt järjestettävän tapahtuman, voi tilan varaamisen yhteydessä lähettää laskun suoraan Popsin talousvastaavan sähköpostiin popsi.talous@gmail.com . Voit myös itse maksaa tapahtuman tilavuokran, jonka jälkeen voit hakea kulukorvauslomakkeella rahat itsellesi takaisin.
Rahaliikennettä tapahtumassa voi hoitaa Popsin Kide.app:in avulla. Tapahtuman tuotot menevät suoraan Popsin tilille, jotka voi jälkikäteen pyytää menojen mukaisesti kulukorvauslomakkeella takaisin itselleen. Omista tapahtumista ei saa tehdä voittoa.
Voit myös täyttää Popsin avustushakemuksen, joka löytyy, Popsin sivuilta ladattavana tiedostona. Hakemuksen voi palauttaa sähköisesti popsi.talous@gmail.com tai antaa hallituslaiselle hyväksyttäväksi kokoukseen. Hallitus käsittelee avustushakemuksen seuraavassa kokouksessaan. Hallitus kokouksessaan päättää hyväksytäänkö hakemus sekä mahdollisen avustuksen määrä. On tärkeää täyttää hakemus huolellisesti, sillä puutteellinen hakemus hylätään ja annetaan perusteluiden kanssa korjattavaksi takaisin. Hylkäämisen syitä voivat olla esimerkiksi puutteellinen selvitys budjetista tai ei huolella täytetty hakemus. Avustusta myönnetään suhteessa osallistujamäärään ja tapahtuman tyypin mukaisesti.
Popsilta löytyy siivoustarvikkeita, pöytäliinoja sekä kaiutin, joita saa lainata tapahtumissa. Otathan siis yhtyettä hallituslaiseen hyvissä ajoin, jotta saat näitä tapahtumaasi lainaan.
Tilojen varaaminen – kannattaa olla ajoissa liikkeellä!
E200 ja muut yliopiston tilat: tilavarauksen ohjeet Kamussa. Yliopiston tilavarausta tehdessä kannattaa olla huolellinen. Hallitukselta saat apua tilavarauslomakkeen täyttämistä varten.
Yhteistyössä olevat baarit: yhteistyövastaavan kautta popsiyhteistyo@gmail.com .
Suvaksen saunatilat: ISYY
Muut tilat, kysy tarvittaessa hallitukselta neuvoa
Tiedottaminen
Tiedottamiseen on useita eri väyliä riippuen tapahtuman yleisöstä ja luonteesta. Virallisia tiedostukanavia ovat Popsin Instagram sekä nettisivut, joista vastaa hallituksen tiedotusvastaavat. Popsin tiedotusseinä WhatsAppissa on myös hyvä väylä jäsenten itsensä tiedottaa tapahtumista. Erityisesti tietyille vuosikursseille suunnattuja tapahtumia on hyvä markkinoida myös vuosikurssien omissa ryhmissä. Suuremmista, kaikille avoimista tapahtumista kuten BePop-bileistä kannattaa lähettää ilmoitus Instagrammin kautta muille ainejärjestöille. Tiedotusvastaavat auttaa mielellään tapahtuman markkinoinnissa.
Tapahtuman työstö loppuun!
Järjestelyt kannattaa aloittaa hyvissä ajoin. Kaikkeen ei voi varautua, mutta hyvin suunniteltu on joidenkin lähteiden mukaan puoliksi tehty. Muista, että Popsin kautta tulevissa tapahtumissa tulee olla Turvallisemman tilan periaatteet, jotka voit kerrata täältä Popsin sivuilta! Sitsejä järjestäessä muista myös poistaa osallistujien henkilötiedot ja allergeenit itseltäsi tietosuojan takia. Jos herää kysymyksiä tai tarvitset vielä apukäsiä järjestelyyn, ota matalalla kynnyksellä yhteyttä hallitukseen! Tapahtuman järjestäminen voi olla stressaavaa, mutta muista pitää hauskaa!